• OHNE DMS, GEHT ES NICHT!

    Erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen beim Speichern Ihrer Dokumente im Rahmen des Datenschutzes und des Finanzamtes.

SCANNER MIT D²-SCHNITTSTELLE

Mit dem vorkonfigurierten Scanner von D² ist es nun möglich, ohne PC oder Software zu scannen. Brother stellt die Dokumentenscanner mit einer D²-Schnittstelle zur Verfügung, die das direkte Scannen vom Gerät ohne Einsatz eines Drittgerätes oder einer entsprechenden Software ermöglicht.

Über ein Touchdisplay steuern Sie einfach per Menü durch die Belegtypen oder andere Anwendungen Ihres gebuchten D²-DMS. Nach dem Scannen werden die Dokumente über eine verschlüsselte Internetverbindung direkt zu D² gesendet.

ANWENDUNGSBEISPIEL

Sie nutzen den Scanner für die Erfassung aller möglichen Belege? Alles, was Sie dafür brauchen, ist eine Internetverbindung! Dadurch kann der Scanner an einem beliebigen Ort aufgestellt werden und kommt so oft in Filialen oder Niederlassungen zur dezentralen Erfassung zum Einsatz.

WEBSCAN

Über die Weboberfläche von D² ist es möglich, Ihren Scanner problemlos zu nutzen – ganz ohne spezielle Scannersoftware. Über den Onlinezugang kann der vorhandene Scanner direkt angesprochen und alle Papierbelege gescannt werden.

Sie benötigen dazu weder eine Scannersoftware, noch sind Farb- und Qualitätseinstellungen nötig: Die gescannten Dokumente stehen in D² sofort in optimaler Größe und Qualität zur Verfügung.

ANWENDUNGSBEISPIEL

Sie haben einen eigenen Scanner im Einsatz? Mit dem Webscan ist es möglich, ohne eine spezielle Software direkt in die Buchhaltung zu scannen.

BELEGVORBEREITUNG MIT QR-CODES

Mit Hilfe der QR-Codes können Sien ihre Belege noch einfacher für den Scan vorbereiten: Einfach den QR-Code von D² herunterladen, auf einer Standardvorlage als Aufkleber ausdrucken und dann je Beleg aufkleben. D² erkennt anhand des QR-Codes, wohin der Beleg gehört und welcher Belegtyp vorliegt. Die Seitentrennung erfolgt dann vollautomatisch nach dem Scannen.

SMARTPHONE APP

D² bietet Unternehmen eine kostenlose mobile App für iOS und Android zur Erfassung von „fliegenden“ Belegen. Außerdem können auf Informationen der betreuenden Steuerkanzlei und weitere Funktionen zugegriffen werden.

Über die Cloud werden beispielsweise Dokumente ganz einfach abgelegt und abgerufen. Kanzleien können die App auch mit eigenem Logo und Namen im App-Store zur Verfügung stellen. Mandanten sehen dann die gelabelte Version der Kanzlei und können sie über den Playstore oder App Store installieren.

ANWENDUNGSBEISPIEL

Sie sind viel unterwegs? Nutzen Sie die D²-App für die Erfassung von Tank-, Park- oder Bewirtungsbelegen und übermitteln Sie diese vollständig ausgefüllt direkt in die Buchhaltung.

E-MAIL-WEITERLEITUNG

Zur Weiterleitung von E-Mails mit Rechnungen im Anhang bekommt jedes Unternehmen eine eigene Adresse von D² zur Verfügung gestellt. E-Mails an diese Adresse werden direkt dem entsprechenden Mandant der Kanzlei zugeordnet.

D² extrahiert die Anhänge und stellt sie in der Buchhaltung zur Verfügung. Das funktioniert manuell, aber auch mit Hilfe von Automatisierungsmechanismen wie Regelassistenten in Outlook.

ANWENDUNGSBEISPIEL

Sie nutzen eine eigene Verwaltungssoftware ohne native Schnittstellen? Alle Belege werden automatisch über die E-Mail-Weiterleitung direkt in die Buchhaltung übermittelt.

BELEGUPLOAD

Über den Onlinezugang können vorliegende digitale Dokumente zum D²-Server hochgeladen werden.

ANWENDUNGSBEISPIEL

Sie nutzen bereits ein System, mit dem digitale Daten empfangen oder generiert werden? Mit dem Upload besteht in diesem Fall für Sie die einfachste Möglichkeit der Belegübermittlung: Anmelden, hochladen, abschicken!

VIRTUELLER DRUCKER

Der virtuelle D²-Drucker ist ein kostenfreies Mini-Programm, um Dokumente mit Hilfe der Standard- Druckfunktion zu übermitteln. So können aus jeder Anwendung Dokumente digital zu D² „gedruckt“ werden.

Über eine sichere Internetverbindung werden Belege und Co. datenschutzkonform übertragen. Selbstverständlich können diese auch lokal als PDF gespeichert und tatsächlich gedruckt werden.

(Hinweis: Der virtuelle DIGI-BEL Drucker ist momentan nur für Microsoft Windowsgeräte verfügbar)

ANWENDUNGSBEISPIEL

Sie nutzen eine eigene Rechnungsschreibungssoftware? Rechnungsausgänge können mit dem virtuellen Drucker gleichzeitig gedruckt und digital in die Buchhaltung übermittelt werden.

AUTOMATISCHER RECHNUNGSDOWNLOAD

Beim automatischen Rechnungsdownload können Unternehmen ihre Onlinekonten von über 5000 Portalen mit D² verknüpfen. D² prüft dann die angelegten Zugänge nach neuen Rechnungseingängen und lädt diese vollautomatisch herunter.

ANWENDUNGSBEISPIEL

Sie bestellen regelmäßig bei Amazon? Gerade bei Bestellungen über Amazon fehlen immer wieder Belege in der Buchhaltung, da diese nur heruntergeladen werden können. Mit D² passiert dies vollautomatisiert.

DATENCLOUD-SYNCHRONISATION

Bei diesem Modul dreht sich alles um die Livesynchronisation von Belegen aus anderen Online-Clouds mit der Buchhaltung: Unternehmen können ihre selbst genutzten Datenclouds wie DropBox, Onedrive, Googledrive oder andere weiter nutzen und mit D² verknüpfen.

D²erstellt in der Datencloud Unterordner mit den jeweiligen Belegtypen, die dann automatisch abgerufen werden. Sind neue Belege vorhanden, holt D² diese ab und übergibt sie der Buchhaltung.

ANWENDUNGSBEISPIEL I

Sie arbeiten mit der DropBox und legen alle Belege in den Onlinespeicher? Bisher mussten Sachbearbeiter mit den Zugangsdaten immer manuell nachschauen, ob neue Belege vorhanden sind, um diese dann umständlich der Buchführung zuzuführen. Mit der selbst eingerichteten Datencloudsynchronisation werden diese nun vollautomatisch abgerufen und der Buchhaltung übergeben.

ANWENDUNGSBEISPIEL II

Sie sind Betreiber eines Onlineshops mit Warenwirtschaft ohne DATEV-Schnittstelle und speichern die Rechnungsausgangsdateien automatisch in einem Windows-Ordner? Dank MS Onedrive kann dieser Ordner nun per automatisierter Synchronisation mit D² live abgeglichen werden.